Taktikal hélt morgunverðarfund fyrir stafræna leiðtoga þann 12. nóvember á Hilton Nordica.
Á fundinum fóru nokkrir af viðskiptavinum Taktikal yfir hvernig þau hafa nýtt Taktikal SmartFlows til að bæta þjónustustig, stytta afgreiðslutíma og gera innri ferla markvissari. Þau voru:
- Erling Vignisson, upplýsingatæknistjóri Orkusölunnar
- Halla Dóra Sigurgeirsdóttir, leiðtogi fræðslumála hjá Rio Tinto
- Yngvi Tómasson, framkvæmdastjóri Passcreator
Auk þeirra sýndi Tinna Hallbergsdóttir, Chief Compliance Officer hjá Taktikal, helstu eiginleika SmartFlows og kynnti nýjan eiginleika sem fékk mjög góðar viðtökur.
Fjölbreytt notkun SmartFlows í ólíkum ferlum
Orkusalan nýtir sér SmartFlows á mjög áhugaverðan hátt og hefur smátt og smátt fjölgað ferlum hjá sér sem nýta SmartFlows. Ein áhrifamesta leiðin sem Orkusalan notar SmartFlows er til þess að stytta afgreiðslutíma fyrir nýja viðskiptavini. Áður gat þetta ferli tekið nokkra daga og krafist langdreginna tölvupóstsamskipta. Nú geta viðskiptavinir komið í raforkuviðskipti á nokkrum mínútum. Undirritaðir samningar fara sjálfkrafa inn í skjalakerfi og viðskiptamannakerfi (CRM) Orkusölunnar og einfaldar þannig alla innri ferla. Önnur áhugaverð leið hjá Orkusölunni er notkun SmartFlows í gagnaöflun hjá sölufólki. Útbúinn hefur verið staðlaður spurningalisti sem sölufólk fylgir í viðtölum sínum og er sá ferill samþættur CRM-kerfi Orkusölunnr og gerir sölufólkinu kleift að fylgja málum eftir þar þegar komið er aftur á skrifstofuna.
Rio Tinto, sem sér um rekstur álversins í Straumsvík, byrjaði að nota Taktikal til þess að safna heilbrigðisupplýsingum frá nýráðnu starfsfólki. Þetta var gert til þess að stytta ferlið við læknisskoðanir sem eru reglubundinn hluti af því að hefja störf hjá fyrirtækinu. Þau sáu svo möguleika á að nota lausnina líka til að þjálfa nýtt starfsfólk. Á sumrin bætist við mikill fjöldi nýrra starfsmanna sem allir fara í gegnum nýliðaþjálfun á sama tíma. Áður gátu skjöl auðveldlega týnst í ferlinu og erfitt var að halda yfirsýn. Öryggi er lykilatriði hjá Rio Tinto og með SmartFlows gátu þau sett gátlista upp í SmartFlows og þannig tryggt öryggiskröfur og einfaldað ferlin fyrir nýtt starfsfólk.
Passcreator, áður þekkt sem Leikbreytir, vann skemmtilegt verkefni með skyndibitakeðjunni KFC á Íslandi. Umsóknarferli fyrir reikningsviðskipti hjá keðjunni var áður handunnið og tímafrekt. Með SmartFlows var hægt að gera ferlið rafrænt frá upphafi til enda. Nú sækir umsækjandi einfaldlega um á netinu með aðstoð SmartFlows og starfsmaður KFC fer yfir umsóknina og samþykkir ef allt er í lagi. Fyrirtækið sem sækir um reikningsviðskipti getur síðan stýrt hverjir hafa úttektarheimild í gegnum Mínar síður sem Passcreator setur upp. Í stað plastkorta fá úttektaraðila svo stafrænt kort í símann. Ferlið er þannig styttra, skýrara og auðveldara, bæði fyrir KFC og viðskiptavini þeirra.
Taktikal SmartFlows sveigjanlegt og auðvelt í notkun
Eins og dæmin hér að ofan sýna, þá er hægt að nota Taktikal SmartFlows á fjölbreyttan hátt. Auðvelt er að safna nauðsynlegum upplýsingum, útbúa skjöl og staðfesta með undirritun í einu flæði. Þannig má umbreyta gömlum pappírsformum í skilvirk stafræn ferli.
Fyrir nýja notendur er auðvelt að byrja út frá sniðmátum og aðlaga síðan að sínum þörfum. Fjölmargar einingar eru í boði til þess að safna gögnum, allt frá einingum til þess að sækja upplýsingar eins og nafn, netfang og símanúmer, til eininga sem sækja fyrirtækjaupplýsingar eins og gögn um raunverulega eigendur. Einnig eru í boði opnir textareitir, möguleikinn á að hlaða upp skrám og fjölmargar aðrar einingar.
Með rökflæði (conditional logic) má fá enn meira út úr einingum og stýra hvaða upplýsingar er beðið um næst eða hvaða upplýsingar birtast í lokaútgáfu skjals. Þetta nýtist sem dæmi til að koma í veg fyrir að notendur sem eru að fylla út spurningalista sjái spurningar sem eigi ekki við um þá. Þetta þýðir líka að eitt flæði getur stutt við ólíkar útgáfur lokaskjals, t.d. ef viðskiptavinir eiga að velja um ólíkar tegundir áskriftarleiða.
SmartFlows er sérstaklega notendavænt fyrir endanotendur sem geta fyllt út lista og svarað spurningum bæði á síma og í tölvu. Notendur geta meira að segja byrjað í einu tæki og haldið svo áfram í öðru tæki þar sem frá var horfið. Ferlin er hægt að hefja annað hvort með því að senda viðkomandi hlekk í tölvupósti eða með því að gera ferli aðgengileg á vefsíðu.
Einn vinsælasti eiginleiki Taktikal er svo færsluskráin. Þar má fletta upp flæðum og sjá hver setti flæði af stað og hvort allir undirritendur séu búnir að undirrita. Einnig má sjá upplýsingar um viðtakendur og leiðrétta mistök í símanúmerum eða netföngum.
SmartFlows einfaldar innri ferla með tengingum við helstu kerfi
Einn mikilvægasti þátturinn í SmartFlows er möguleikinn á að tengja lausnina við önnur kerfi. Til dæmis er hægt að sækja upplýsingar sjálfvirkt í aðra gagnagrunna eins og þjóðskrá og fyrirtækjaskrá. Í lok ferlisins er svo hægt að skila undirrituðum skjölum sjálfvirkt á réttan stað í innri skjalakerfum. Taktikal býður upp á sveigjanlegt API ásamt fjölbreyttum Webhooks en einnig eru til tilbúnar tengingar við fjölmörg kerfi eins og Salesforce, Workpoint, Slack og fleiri.
Orkusalan hefur nýtt sér þetta á skemmtilegan hátt með því að tengja SmartFlows við Netorku enda mikilvægt skref í því að taka á móti nýjum viðskiptavinum að staðfesta hver er eigandi raforkusamninga á hverjum stað fyrir sig. Netorka gat ekki leyft Orkusölunni að tengja sig beint inn í sín kerfi en þarna gat Taktikal Smart Flows verið milliliður til að auðvelda málin.
Nýtt í SmartFlows: möguleiki á að safna greiðslukortaupplýsingum
Spennandi nýjung var kynnt á morgunverðarfundinum en nú er hægt að sækja um kortaheimild í SmartFlows ferlum. SmartFlows Payments gefur viðskiptavinum Taktikal tækifæri á að safna saman í einu flæði bæði öllum nauðsynlegum upplýsingum um notenda og staðfesta kreditkortaupplýsingar.
Upplifun endanotenda er mun betri á þennan hátt enda þurfa þeir ekki að skipta yfir í annað kerfi til þess að slá inn kortaupplýsingar, sem eykur líkur á að viðkomandi hætti við í miðju ferli. Þannig verður upplifun endanotenda betri, heimtur fyrirtækja hærri og öryggið meira.
Kostir Taktikal SmartFlows
Með SmartFlows er auðvelt að stafvæða úrelta og pappírsdrifna ferla án þess að þurfa að fara út í flókin forritunarverkefni. Fyrirlesarar á morgunverðarfundinum lýstu allir ánægju með hversu auðvelt er að setja upp og breyta SmartFlows flæðum og minntust sérstaklega á góða þjónustu sem Taktikal teymið býður.
Í heildina var mikil ánægja með morgunverðarfundinn og við þökkum öllum kærlega fyrir komuna. Það er ljóst að fjölmörg tækifæri eru til að nýta Taktikal SmartFlows í alls kyns ferlum, hvort sem það eru fræðslumál, móttaka nýrra viðskiptavina eða innri ferlar.
Bókaðu tíma ef þú vilt skoða SmartFlows nánar eða heyra meira um SmartFlows Payments.