Að byggja hugbúnaðarlausnir er svipað og að byggja hús ... ef við tökum líkamlega þáttinn út fyrir sviga. Þegar verið er að smíða hugbúnaðarlausn- eins og þegar verið er að byggja hús - þarf að skilgreina þörfina, hvaða auðlindum er þörf á til að vinna verkið og á endanum þarf að búa til svæði sem uppfyllir þarfir notenda - rafrænt, það er.
Líkt og með húsnæði er hægt að nota hugbúnað til að mæta ýmsum þörfum. Við höfum átt virkilega áhugaverð samtöl og samstarf við fyrirtæki og stofnanir sem voru að leitast við að nota stafræn vinnuflæði og/eða rafrænar undirskriftir til að leysa vandamál sem við höfðum ekki áður heyrt af með aðferðum sem okkur hafði ekki dottið í hug.
Það kom okkur því ekki á óvart að stafræn vinnuflæði og rafrænar undirskriftir hafa hjálpað sveitarfélögum og byggingarfulltrúum að takast á við eitthvað af þeirri leiðigjörnu pappírsvinnu sem óhjákvæmilega fylgir byggingar- og skipulagsmálum.
Stafræn vinnuflæði og byggingariðnaðurinn
Það eru margvíslegar mismunandi kröfur sem eftirlitsyfirvöld setja þegar kemur að byggingarferlinu. Í sumum tilfellum gilda strangar reglur um að stjórna því hverjir koma að verkefni.
Við vinnum með nokkrum stofnunum og sveitarfélögum sem krefjast skráningar byggingarstjóra eftir samþykkt byggingaleyfis. Það kemur svo í hlut byggingarstjórans að skrá hvaða iðnmeistara hann ætlar að fá í verkið með sér.
Með því að skrá þá iðnaðarmenn sem valdir eru í verkefnið stafrænt, er tryggt að allar undirskriftir séu sannreyndar og að iðnaðarmenn hafi í raun samþykkt að taka að sér verkefnið auk þess að staðfest er að hver og einn hafi viðeigandi leyfi fyrir þá tegund vinnu sem krafist er.
Þegar þetta ferli er skoðað betur er augljóst að það er hægt að gera það mun skilvirkara með stafrænu verkferli. Með réttri lausn er auðvelt að bæta byggingarstjóra við samþykkt verkefni. Þeir geta síðan nálgast stafrænu umsóknina til að bæta við iðnaðarmönnum sem taka að sér verkefnið.
Með stafrænu verkflæði fer sjálfkrafa kall í gagnakerfi HMS til að kanna hvort viðeigandi réttindi og gæðakerfi sé til staðar - það er því ekki lengur þörf á að leita handvirkt að því.
Svo er það tíminn sem það tekur að prenta út teikningar bara til þess að hægt sé að stimpla þær og skanna inn til vistunar í næsta kerfi. Með rafrænu innsigli er hægt að staðfesta hvenær gögnin bárust og tryggja gæði og heilleika skjalanna.
Þegar iðnaðarmenn hafa verið skráðir á verk býr kerfið sjálfkrafa til samning sem uppfyllir regluverk og sendir hann í rafræna undirritun. Þannig verður allt umsóknarferlið hraðvirkara.
Stafrænt verkflæði og lóðarleigusamningar
Á svipaðan máta höfum við líka séð sveitarfélög finna auðveldari leiðir til að útbúa lóðaleigusamninga, þökk sé réttu stafrænu lausninni. Hægt er að rýna og útbúa lóðarleigusamninga fyrir einstaklinga og lögaðila á einfaldan hátt með stafrænu verkflæði.
Með stafrænu verkferli, er hægt að tengja skjalakerfi sveitarfélagsins og kortasjá við kerfið til að flýta fyrir því að staðfesta upplýsingar um tiltekna lóð og/eða eldri leigusamning, ásamt því að hægt er að fylgjast með stöðu leigusamninga.
Umsóknum er hægt að skila í gegnum whitelabel vefgátt á vef sveitarfélagsins, sem gerir einstaklingum og fyrirtækjum kleift að veita nauðsynlegar upplýsingar á auðveldan og skilvirkan hátt.
Hægt er að aðlaga hvern samning eftir þörfum áður en hann heldur áfram í undirritunarferli, sem er auðvelt að útfæra með rafrænum undirskriftum, þegar regluverkið heimilar það, eða notast við hefðbundnar undirritanir á pappír.
Samþættingar við núverandi skjalakerfi og viðskiptamannakerfi býður upp á straumlínulagað ferli sem getur framkvæmt sjálfvirkar eftirlitsaðgerðir.
Innleiðing stafrænna verkferla í byggingar- og eignastýringu
Byggingariðnaðurinn og lóðaleigusamningar fela báðir í sér ýmsar mismunandi reglugerðarkröfur. Með því að færa þessar umsóknir á netið geta byggingarstjórar og byggingaryfirvöld betur stjórnað og sjálfvirknivætt þetta ferli.
Með því að fara yfir í stafrænt verkflæði verður áður þungt og flókið pappírsferli sjálfvirkara, skilvirkara og hraðara ferli. Með tengingu við gagnagrunn HMS er hægt að athuga sjálfvirkt hvort viðkomandi hafi viðeigandi leyfi og gæðakerfi til staðar, sem sparar starfsmönnum byggingarfulltrúa mikinn tíma og kemur í veg fyrir mistök.
Til að fræðast meira um lausnirnar sem eru í boði fyrir byggingariðnaðinn sem og rafræna lóðaleigusamninga geturðu skoðað síðuna okkar fyrir Lausnir fyrir byggingarfulltrúa.